Descripción del trabajo de asistente administrativo
Los asistentes administrativos de oficina realizan una serie de tareas administrativas y de oficina en apoyo de una oficina o una organización. Los asistentes administrativos de oficina deben ser muy organizados y poseer excelentes habilidades informáticas, de escritura y de comunicación. El conocimiento de una variedad de equipos de oficina y de los procedimientos modernos de oficina es vital. Los asistentes administrativos de oficina pueden crear hojas de cálculo, redactar memorandos y correspondencia, gestionar bases de datos, generar informes, crear presentaciones y realizar investigaciones. Varios puestos también pueden requerir la gestión de viajes, el mantenimiento de inventarios y la planificación y programación de reuniones y citas.
El Certificado de Aprovechamiento de Asistente Administrativo de Oficina está diseñado para preparar a los estudiantes para la oficina de nivel de entrada y el apoyo administrativo en una variedad de puestos de trabajo, incluyendo los empleados de oficina en general, asistentes de oficina administrativa, vendedores al por menor, representantes de servicio al cliente, recepcionistas y empleados de información. Los estudiantes son entrenados en habilidades de oficina de nivel de entrada, incluyendo una base sólida en Microsoft Windows, Word, Outlook y Excel, así como el pensamiento crítico, resolución de problemas y habilidades interpersonales para proporcionar una mayor eficiencia en el lugar de trabajo.
Tareas de asistente personal
El Asistente de Office es una interfaz de usuario inteligente descontinuada para Microsoft Office que asistía a los usuarios mediante un personaje animado interactivo que interactuaba con el contenido de ayuda de Office. Se incluyó en Microsoft Office para Windows (versiones 97 a 2003), en Microsoft Publisher y Microsoft Project (versiones 98 a 2003), Microsoft FrontPage (versiones 2002 y 2003) y Microsoft Office para Mac (versiones 98 a 2004).
El asistente por defecto en la versión inglesa se llamaba Clippit (comúnmente apodado Clippy), en honor a un clip[1][2] El personaje fue diseñado por Kevan J. Atteberry[2][3] Clippit era el asistente por defecto y, con diferencia, el más notable (en parte porque en muchos casos se requería el CD de configuración para instalar los otros asistentes), lo que también llevó a que se le llamara simplemente Microsoft Paperclip[4] El Clippit original de Office 97 recibió un nuevo aspecto en Office 2000.
La función suscitó una fuerte respuesta negativa por parte de muchos usuarios[5][6]. Microsoft desactivó la función por defecto en Office XP, reconociendo su impopularidad en una campaña publicitaria que imitaba a Clippit[7]. La función se eliminó por completo en Office 2007 y Office 2008 para Mac, ya que siguió suscitando críticas incluso entre los empleados de Microsoft.
Administrador de oficina
Un asistente administrativo, a veces llamado oficinista, recepcionista o secretario, realiza tareas cotidianas de oficina y organización. Es uno de los empleados más importantes de una organización, ya que se encarga de que todo funcione bien entre bastidores.
Los asistentes administrativos organizan archivos, redactan mensajes, programan citas y ayudan al resto del personal. Los asistentes administrativos utilizan el ordenador para crear hojas de cálculo, redactar mensajes, gestionar bases de datos y preparar presentaciones, informes y documentos. También pueden negociar con proveedores, comprar suministros, gestionar almacenes o bibliotecas corporativas y obtener datos de diversas fuentes.
Los asistentes administrativos tienen personalidades distintas. Suelen ser personas convencionales, lo que significa que son concienzudos y conservadores. Son lógicos, eficientes, ordenados y organizados. Algunos también son emprendedores, lo que significa que son aventureros, ambiciosos, asertivos, extrovertidos, enérgicos, entusiastas, seguros y optimistas.
¿Qué hace un asistente de oficina?
La búsqueda de un asistente de oficina cualificado comienza con una buena descripción del puesto. Si tu anuncio es directo y sencillo, atraerás a muchos candidatos fuertes a asistente de oficina. Es importante dar a los candidatos una idea de la cultura de la empresa e incluir listas con viñetas de las expectativas del trabajo. Las descripciones de trabajo más atractivas son realistas, detalladas y breves. Esto mantiene a los lectores interesados y les ayuda a imaginar cómo sería trabajar en su empresa.
Un asistente de oficina próspero lleva muchos sombreros, manteniendo las operaciones de la oficina funcionando sin problemas de una manera organizada y eficiente. Sus tareas varían mucho, dependiendo del sector y del día, pero en general, se encargan del apoyo administrativo, que puede incluir la recepción de visitantes, la gestión de las llamadas telefónicas y la correspondencia, la gestión del material de oficina y cualquier otra cosa que se necesite para optimizar la productividad y apoyar a su personal. Un asistente de oficina puede trabajar en prácticamente cualquier sector que exija organización, orden y apoyo logístico. En todos los ámbitos, se confía en estas personas multitarea para mantener a las personas, los proyectos y los procesos funcionando con la máxima eficiencia.