Qué es un i9
Todos los nuevos empleados deben rellenar el Formulario I-9 de Verificación de Elegibilidad de Empleo y presentar los documentos originales que establezcan su identidad y autorización de empleo dentro de los tres días hábiles siguientes a su primer día de trabajo. Los empleados que vuelvan a ser contratados más de tres años después de haber completado el formulario I-9 deben completar un nuevo formulario I-9.
Los empleados que no puedan presentar la documentación para rellenar el formulario I-9 en los tres días siguientes a su contratación no deben trabajar ni cobrar. Si la documentación no se presenta al final del tercer día, no se debe permitir que los empleados trabajen. Si el Formulario I-9 no se completa dentro de los siete (7) días hábiles de la contratación, el empleo será terminado.
Tal y como exige el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS), el formulario I-9 se utiliza para verificar la identidad y la autorización de empleo de los ciudadanos y no ciudadanos contratados para trabajar en los Estados Unidos. Los empleados que no puedan cumplir los requisitos federales del I-9 no pueden ser contratados legalmente. No completar a tiempo el formulario I-9 puede dar lugar a graves sanciones.
Qué desencadena una auditoría i-9
Todos los empleadores deben asegurarse de que el formulario I-9 se rellena correctamente para cada empleado. El formulario I-9 se utiliza para verificar la identidad y la autorización de empleo de cada empleado que llega a Estados Unidos para trabajar. El Formulario I-9 es un formulario sencillo, en el que se pide al empleado que rellene datos de identificación como el nombre, la dirección, la fecha de nacimiento, el número de la seguridad social de los Estados Unidos y la situación migratoria.
Los agentes del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) inspeccionan el formulario I-9 para asegurarse de que toda la información proporcionada es correcta. La cumplimentación incorrecta o fraudulenta del Formulario I-9 puede someter al empleador a multas o sanciones penales en función de la gravedad y el tipo de infracción.
También se pueden imponer sanciones penales a los empleadores que demuestren un patrón de contratación o reclutamiento o remisión (a cambio de una cuota) de inmigrantes que no están autorizados a trabajar en los Estados Unidos. Las sanciones penales imponen una multa y penas de cárcel de hasta 6 meses.
El formulario I-9 es una herramienta importante utilizada por el ICE para investigar las prácticas de trabajo a fin de garantizar que los empleadores cumplan con las prácticas de contratación legales. El ICE audita el formulario I-9 e impone multas a los empleadores que aplican prácticas ilegales. Aunque no es un formulario complicado, es importante asegurarse de que todo es correcto porque el ICE se basa en gran medida en él para investigar a los empleadores y éstos pueden enfrentarse a importantes consecuencias por no presentar correctamente el formulario I-9.
Documentos I9
Mi empresa ha comenzado recientemente a revisar nuestros I-9 y ha descubierto que nos faltan algunos formularios I-9, y algunos están incompletos. ¿Podemos pedir a los empleados afectados que rellenen otro I-9 si les falta? Si es así, ¿cómo lo hacemos correctamente? Y si estaba incompleto, ¿podemos actualizarlo en el antiguo formulario? Por favor, ¡ayuda!
En primer lugar, es importante entender que hay dos tipos de errores en el I-9: (1) errores técnicos y de procedimiento y (2) errores de fondo. Los errores técnicos y de procedimiento pueden ser corregidos. Un ejemplo es olvidarse de registrar el título de un documento, lo cual se puede arreglar fácilmente, y las multas son discrecionales. Un error de fondo no puede corregirse. Si se realiza una auditoría, es probable que su empresa se enfrente a una multa si no ha prescrito. Ejemplos de errores sustantivos incluyen no completar el papeleo I-9 o no firmar o fechar la sección 2 del formulario.
La Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA) pretendía eximir a los empleadores de la responsabilidad de ciertas violaciones menores y no intencionadas, pero no actuaría como un escudo para evitar sus requisitos básicos. Cuando un formulario I-9 no se guarda o rellena correctamente, la violación se considera sustantiva y, por lo tanto, no se puede corregir.
¿Qué pasa si se verifica tarde?
A todos nos han dicho una y otra vez que tenemos que hacer que nuestros empleados completen los formularios I-9 para poder demostrar que tienen autorización de empleo. La buena noticia es que la mayoría de los empleadores están completando los formularios I-9 para sus empleados. El mensaje está llegando. Pero no basta con rellenar el formulario. También debe ser preciso y completo (y tiene que haber sido completado en el momento adecuado).
Piénselo. Si no ha ocurrido ya, probablemente ocurrirá, dado que el USCIS está cada vez más atascado en la tramitación de las solicitudes de autorización de empleo. Tal vez su empleado favorito tenía autorización de trabajo, pero su formulario de renovación está tardando más de lo debido, y le han prometido que se aprobará muy, muy pronto.
Antes de entrar en el objetivo de este post (por qué sus empleados le tirarán debajo del autobús), es fundamental entender por qué existe el formulario I-9. La Ley de Reforma y Control de la Inmigración de 1986 (IRCA) exigía a la mayoría de los empleadores estadounidenses que verificaran que sus empleados presentaran documentación “facialmente válida” que demostrara su autorización para trabajar en Estados Unidos. El formulario I-9 fue creado por el gobierno federal para que los empleadores cumplan con este requisito.